【検証】100人のグループ分け、アナログとデジタルで何分差が出る？

「今から100人を4人ずつのチームに分けてください。あ、できるだけ部署や役職が被らないようにお願いね」

イベントの幹事や社内研修の担当者なら、この一言を聞いただけで、少し血の気が引くかもしれません（笑）。
少人数のグループ分けなら「グーパー」や「出席番号順」でなんとかなりますが、100人という大台に乗ると、そこには「100人の壁」とも呼ぶべき、膨大な作業量と心理的プレッシャーが立ちはだかります。

今回は、アナログとデジタル（オンラインツール）でグループ分けを行った際、準備から発表までにどれほどの「時間」と「労力」の差が出るのかを、実体験を交えて検証してみたいと思います。

1. アナログ（手作業）の場合：終わらないパズル

まずは、私たちが慣れ親しんできたアナログな手法。名簿をプリントアウトし、ハサミで切って、封筒に入れて、シャッフルして……。

• 準備： 名簿の確認、くじの作成、筆記用具の用意（約20分）
• 実行： 一人ひとりにくじを引いてもらう、または机に並べる（約15分）
• 集計・記録： 誰がどのチームになったかをホワイトボードに書き出す、あるいはPCに入力する（約15分）

これだけで、合計1時間近くが経過します。さらに「特定の人が同じチームにならないように」といった調整が入ると、作業はもう終わりの見えないパズルです。ようやく決まったと思っても、「あ、名簿に一人漏れがありました！」なんて言われた日には、目も当てられません。

アナログの最大の弱点は、この「リカバリーの難しさ」と「記録の二度手間」にあります。

2. デジタル（オンラインツール）の場合：驚愕の「1分」決着

次に、便利なオンラインのグループ分けツールを使った場合をシミュレーションしてみましょう。

• 準備： エクセルの名簿をコピー＆ペースト、チーム数を選択（約30秒）
• 実行： 必要事項を入力し、ボタンを数回クリック（約10秒）
• 発表： チャットやメールでURLを一斉送信。各自のスマホで確認（約20秒）

……なんと、準備から発表まで、実質「1分」もあれば完了してしまいます。アナログで行っていた「名簿の切り貼り」や「結果の書き出し」という作業が、デジタルの世界では一瞬でスキップされてしまうからです。

100人のチーム分けが、コーヒーを一口飲む間に終わってしまう。このスピード感は、一度体験するともう元には戻れません。

3. 時間差以上に大きい「心理的コスト」の差

検証の結果、時間の差は40倍以上という圧倒的なものでしたが、実はそれ以上に注目すべきなのが「心理的コスト」の差です。

アナログでの作業中、担当者の脳内は常にフル稼働です。
「この二人、仲が悪いって聞いたけど大丈夫かな」「名前の読み間違いはないかな」「くじの枚数は合ってるかな」。
こうした「ケアレスミスへの恐怖」や「個別の事情への配慮」という重圧が、担当者の精神を削っていきます。

デジタルに任せるということは、これらの重圧をすべて「システム」という無機質で正確な存在に預けてしまうということです。「システムが自動で決めたことですから」という免罪符は、イベントを円滑に進める上で、何物にも代えがたい安心感をもたらしてくれます。

4. 効率化で生まれた「余白」をどこに使うか

グループ分けを効率化して浮いた59分間。あなたなら、その時間を何に使いますか？

司会の台本を見直すのもいいでしょう。参加者一人ひとりに声をかけて回るのもいいでしょう。あるいは、自分自身もイベントを心から楽しむために、少し休憩するのもいいかもしれません。

「効率化」の本当の目的は、楽をすることではありません。本来、人間が注力すべき「コミュニケーション」や「おもてなし」に、より多くの時間とエネルギーを割けるようにすることなんです。

まとめ：道具を選べば、イベントはもっと楽しくなる

100人の壁を越えるのは、気合でも根性でもありません。最適な「道具」を選ぶ目を持つことです。
アナログにはアナログの良さ（ワクワク感など）がありますが、大規模なグループ分けや正確性が求められる場面では、デジタルツールが最強の味方になってくれます。

次のイベントでは、ぜひ「1分で終わる決断」を体験してみてください。あなたの負担が減れば、その分だけイベントの質は必ず上がりますよ。