会議の議事録担当、くじ引きで決めれば文句は出ない？

「今日の議事録、誰がやる？」

会議の冒頭に流れる、あの微妙な空気。誰もが目を合わせず、キーボードを叩く準備を渋る……。そんな経験はありませんか？

議事録作成は、会議の内容を整理し、決定事項を共有するために不可欠な仕事です。しかし、どうしても「付随的な作業」と捉えられやすく、特定の若手社員や、いつも真面目に引き受けてくれる人にばかり負担が偏ってしまうことが少なくありません。

今回は、こうした「誰もが少しだけ敬遠したい役割」を、公平な仕組みによってポジティブな時間に変えるための考え方についてお話しします。

「なんとなく指名」がチームの士気を下げる

多くの現場では、議事録担当は「一番若い人」や「手が空いていそうな人」に、なんとなく任されがちです。しかし、この曖昧な運用には2つのリスクがあります。

デジタルな「くじ引き」がもたらす公平な当事者意識

こうした膠着状態を打破する最もシンプルな解決策が、デジタルな「くじ引き」の導入です。

「えっ、大事な会議の役割を運任せで決めるの？」と思われるかもしれません。しかし、実はこれこそが最も合理的で公平な方法なのです。

誰の主観も入らず、確率によって選ばれる。この「完璧な公平さ」が目の前で示されることで、選ばれた側も「よし、今日は自分の番だ」と、良い意味であきらめと覚悟がつきます。また、選ばれなかったメンバーも「次は自分かもしれない」という緊張感を持つことができ、会議全体の集中力が高まるという副次的な効果も期待できます。

「義務」を「イベント」に変える演出

公平な仕組みのもう一つのメリットは、事務的な決定を「イベント」に変えられることです。

「同時公開」のURLを共有し、全員で同じ瞬間に結果を確認する。この誠実なプロセスが、重苦しい会議の空気を「公平な合意」へと変え、メンバー間の信頼関係を円滑にします。

まとめ：小さな公平が大きな信頼を作る

会議の議事録という、一見小さな役割分担。しかし、こうした細部にこそ、その組織の「公平性に対する真摯さ」が現れます。

「誰かに押し付ける」のではなく、「みんなで公平に分かち合う」。そんな当たり前のことを、仕組みの力で淡々と、かつ楽しく実行する。その積み重ねが、メンバー一人ひとりが尊重され、最大限のパフォーマンスを発揮できる「強いチーム」を創り上げるのです。

次の会議の冒頭で、「今日は公平にくじ引きで決めてみませんか？」と提案してみてください。その一言が、チームの空気を変える素晴らしい一歩になるはずです。